W celu uzyskania pozytywnej opinii dotyczącej zabezpieczenia imprezy masowej od Komendanta Miejskiej PSP w Koszalinie, należy złożyć wniosek o wydanie opinii wraz z dokumentacją do sekretariatu Komendy, co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem imprezy (przedkładana dokumentacja powinna być jednakowa dla wszystkich służb opiniujących przedmiotową imprezę).
Dokumentacja powinna być opisana w sposób zgodny z nomenklaturą (zakres regulowany ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), a strony dokumentacji powinny być ponumerowane. Przygotowując dokumentację należy zapoznać się z instrukcją do wydawania opinii o imprezach masowych, przygotowaną przez Komendę Główną PSP, dostępną w formie elektronicznej pod adresem: www.straz.gov.pl/download/1794
W zakres dokumentacji wymagany do uzyskania ww. opinii :
1. Program i regulamin imprezy oraz regulamin obiektu / terenu, wraz z informacją o sposobie udostępnienia ich uczestnikom.
2. Instrukcja postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i czasie imprezy masowej, która powinna zostać wykonana lub uzgodniona przez technika / inspektora / specjalistę / rzeczoznawcę ds. zabezpieczeń ppoż.,oraz zgodna z rozporządzeniem MSWiA z dnia 13 sierpnia 2009 r. w sprawie zakresu instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej (Dz. U. z 2009r. Nr 135 poz. 1113 – ZAŁĄCZNIK nr 1), w tym koniecznie powinna zawierać poniższe informacje o:
- przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego (WZÓR nr 1 - analiza przewidywanych zagrożeń bezpieczeństwa),
- liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej (przewidywana liczba osób),
- liczbie służb porządkowych oraz informacyjnych
- organizacji służb porządkowych oraz informacyjnych (rozstawienie patroli, miejsce kierownika ds. bezpieczeństwa, punktu informacyjnego itp. – może być wykonany
na graficznym planie), - oznakowaniu i wyposażeniu służb porządkowych oraz informacyjnych (np.: elementy ubioru wyróżniające służby od uczestników oraz wyposażenie, którym dysponują w trakcie trwania imprezy),
- imprezy masowe organizowane cyklicznie - terminarz imprez (rozgrywek, meczów itp.).
3. Wykonany w sposób czytelny graficzny plan obiektu / terenu zawierający oznaczone w sposób jednoznaczny:
- drogi dojścia i rozchodzenia się osób,
- drogi ewakuacji dla uczestników, w tym ich szerokości, długości oraz drożność dróg (dojść) w obrębie obiektu (terenu), a także elementów zlokalizowanych na drogach ewakuacji (typu banery reklamowe, barierki, itp.),
- drogi dojazdowe dla pojazdów służb ratowniczych i Policji,
- punktów pomocy medycznej,
- punktów czerpania wody do picia i celów przeciwpożarowych (jeżeli istnieją),
- lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych (wewnętrznych i zewnętrznych),
- zaworów lub przyłączy energii elektrycznej – instalacje techniczne (elektorenergetyczna, wentylacyjna, gazowa, odgromowa itp.) mogą mieć bezpośredni wpływ na zagrożenie pożarowe obiektu, w związku z tym ich wykonanie lub przebudowa na czas imprezy powinna spełniać wymagane warunki techniczne określone odrębnymi przepisami, a ich sprawność powinna zostać udokumentowana stosownymi protokołami prób i zadziałania,
- zaworów lub przyłączy wody (jeżeli istnieją) – uwagi jak wyżej,
- zaworów lub przyłączy gazu (jeżeli istnieją) – uwagi jak wyżej,
- innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu / terenu (wymiary terenu, miejsce rozlokowania gaśnic i innego podręcznego sprzętu gaśniczego, miejsce stacjonowania wynajętych służb – zabezpieczenie medyczne, ochrona, Ochotnicza Straż Pożarna),
- rozmieszczeniu służb porządkowych oraz informacyjnych (docelowe miejsca patroli ochrony),
- rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie (np.: ograniczenie terenu imprezy, rozdzielenie wg. sektorów), natomiast w sytuacji ustawienia dodatkowych rzędów krzeseł, wymagana jest dokumentacja w zakresie ilości krzeseł w rzędach, odległości od siebie oraz przejść między rzędami, a także dokumentacji potwierdzającej stopień palności użytych krzeseł (ław, ławek – certyfikaty, deklaracje zgodności, itp.), zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów,
4. Instrukcja określająca zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej (podział obowiązków oraz ewentualne wskazanie osób / patroli odpowiedzialnych za działania w zakresie ochrony przeciwpożarowej).
5. Wskazanie osoby wyznaczonej na kierownika ds. bezpieczeństwa (imię, nazwisko, PESEL, numer i data wydania zaświadczenia o ukończeniu kursu na kierowników ds. bezpieczeństwa imprez masowych).
6. Warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy.
7. Informacje o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk.
8. Imprezy zwiększonego ryzyka - numer i data wydania licencji pracownika ochrony fizycznej II stopnia oraz informacja o sposobie identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej.
9. Oświadczenie o zapoznaniu służb z przepisami ochrony przeciwpożarowymi, instrukcją postępowania na wypadek powstania pożaru, warunkami technicznymi obiektu / terenu oraz instrukcją bezpieczeństwa pożarowego obiektu / terenu – jeżeli istnieje (WZÓR nr 2).
10. Oświadczenie zarządcy (właściciela) obiektu / terenu o braku zmian warunków technicznych (WZÓR nr 3).
11. Dodatkowe dokumenty w zakresie odstępstw od warunków standardowych (opinie w zakresie ochrony przeciwpożarowej), świadectwa, certyfikaty, deklaracje zgodności zawierające informacje o właściwościach fizykochemiczne (stopień palności) materiałów użytych do wyposażenia wnętrz (dodatkowe trybuny, krzesła), elementów zagospodarowania przestrzeni lub terenu (scen, namiotów, stoisk, itp.).
12. Informację o użytych materiałach pirotechnicznych oraz dokumentacji sporządzonej do celów wykorzystania materiałów wybuchowych do użytku cywilnego, w czasie trwania imprezy masowej - pokazy fajerwerków, efekty sepcjalne podczas występów.
Zabezpieczenie elementów sceny/scenografii oraz materiałów użtych do wyposażania wnętrz można zabezpieczyć odpowiednimi środkami do zabezpieczenia ognioochronnego. W takiej sytuacji powinno się przedstawić protokółw z wykoniania ww. zabezpieczenia, który powinien zawierać w szczególności:
- pieczątka instytucji/firmy/osoby wystawiającej protokół
- miejsce dokonania zabezpieczenia - nazwę przedsiębiorstwa/firmy/instytucji oraz adres
- rodzaj zabezpieczonego materiału, nazwa producenta, lokalizacja w obrębie obiektu/terenu
- ilość w metrach - kwadratowych, sześciennych, sztukach
- data wykonywania zabezpieczeń
- środek (nazwa śrdka zabezpieczającego), producent
- metoda zabezpieczenia/sposób stosowania, krotność zabiegu oraz użyty sprzęt
- wielkość zużycia preparatu / dla wodorozcieńczalnych podać ilość suchej masy środka zużytego na jednostkę powierzchni lub objętości zabezpieczonego materiału / bez wody
- zgodność wykonanych prac z wymaganiami producenta, świadectwa dopuszczenia Instytutu lub Ośrodka Naukowego
- kto odebrał wykonanie prac zabezpieczających, czy nadzorował / nazwa instytucji/firmy/osoby/komisji
- czy badano materiał zabezpieczany - kto i kiedy, jaką metodą, podstawa badań i wyniki
- uwagi i zalecenia dla użytkownika dot. eksploatacji, np: okres - trwałości zabezpieczenia przy eksploatacji w danych warunkach
- oświadczenie wykonawcy dot. skuteczności zabezpieczeń
- wnioski końcowe i zalecenia
- miejscowość i data wykonania zabezpieczenia
- podpis wykonawcy zabezpieczenia
W sytuacji braku spełnienia jakiegokolwiek punktu ww. instrukcji, zostanie wydana opinia negatywna, w celu uzupełnienia dokumentacji oraz poprawienia stwierdzonych błędów, w związku z czym ustawowy termin zaopiniowana (14 dni) zostaje wstrzymany do czasu dostarczenia uzupełnionych dokumentów przez organizatora.
Informacje dodatkowe.
- Istnieje możliwość upoważnienia osoby do reprezentowania organizatora, która może nanosić poprawki oraz przedkładać i odbierać dokumentację przed organami PSP, dotyczącą przedmiotowej imprezy masowej. Upoważnienie powinno znaleźć się w podstawowej dokumentacji.
- W przypadku imprez organizowanych cyklicznie, których terminarz przewiduje rozgrywki w czasie dłuższym niż pół roku, należy przed upływem terminu ważności opinii (6 miesięcy), wystąpić ponownie o zaopiniowanie cyklicznej imprezy masowej, przekładając oświadczenie o którym mowa w pkt 10 niniejszej instrukcji, wraz z aktualnym terminarzem rozgrywek.
- Podręczny sprzęt gaśniczy stanowiące zabezpieczeń przeciwpożarowe imprezy, powinien być usytuowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, natomiast ilość środka gaśniczego powinna wynosić co najmniej na każde 100 m2 powierzchni obiektu lub 300 m2 powierzchni terenu (jedna jednostka masy środka gaśniczego zawartego w gaśnicach wynosi 2 kg lub 3 dm3).
Jednakże, w sytuacji utrudnionego dojazdu do terenu imprezy oraz ze względu na trudności zabezpieczenia otwartego terenu, po analizie zaleca się przyjąć zwiększoną (np. dwukrotnie) ilość środka gaśniczego na jednostkę powierzchni, jaka przypada na teren imprezy. - W związku z częstym powielaniem/powtarzaniem tych samych informacji (często z błędami – informacje sprzeczne), w części dokumentacji dotyczącej instrukcji postępowania na wypadek pożaru (pkt 2) oraz instrukcji określającej zadania służb (pkt 4), należy zwrócić uwagę na składaną dokumentację, która powinna zawierać zawierającą jednoznaczne informacje.
- Obszerną dokumentację zaleca się przygotować w formie wydruku dwustronnego, w celu zmniejszenia ilości stron przedkładanej dokumentacji.
- Wszystkie dokumentacje w postaci kserokopii powinny być wykonane w sposób czytelny – wyraźny, zwłaszcza dokumentacje typu legitymacje, zaświadczenia itp., w których są dane osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo na imprezie masowej (kierowników ochrony).
- Wskazane jest przeanalizowanie sytuacji pod względem wyznaczenia miejsca do palenia papierosów lub ewentualnego wyznaczenia miejsca na ognisko, na terenie przedmiotowej imprezy, z uwzględnieniem sposobu zabezpieczenia niniejszych miejsc pod względem przeciwpożarowym (ilość środka gaśniczego, oddelegowanie służb odpowiedzialnych
za bezpieczeństwo). - Za każdym razem przed wydaniem opinii, odbędzie się lustracja obiektu / terenu, z udziałem zarządcy lub osoby odpowiedzialnej, w celu sprawdzenia warunków technicznych, pod względem ochrony przeciwpożarowej. W trakcie lustracji zostanie sporządzona notatka z wizji lokalnej.
WZÓR nr 1 - Analiza przewidywanych zagrożeń bezpieczeństwa
WZÓR nr 3 - Oświadczenie w spr. braku zmian warunków technicznych obiektu